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Confidentialité et Protection des données

 

Politique générale de protection des données à caractère personnel

 

DATE : 13-12-2019 VERSION : V1

 

Le respect de la vie privée et de la protection des données à caractère personnel constitue un facteur de confiance, valeur à laquelle tient particulièrement l’IHU-ICAN, en s’attachant au respect des libertés et droits fondamentaux.

La présente politique témoigne des engagements mis en œuvre dans le cadre des activités quotidiennes pour une utilisation responsable des données personnelles.

L’IHU ICAN se réserve le droit, à sa discrétion, de changer, modifier, ajouter ou supprimer quelque partie que ce soit de notre Politique de Confidentialité à n’importe quel moment, sans préavis. Toute nouvelle version de la Politique de confidentialité entrera en vigueur à la date de sa publication.

 

 

1.Coordonnées du Délégué à la Protection des Données

 

Le  « Délégué à la Protection des Données » ou « Data Protection Officer » (DPO) est un spécialiste dans la protection des données personnelles et l’interlocuteur privilégié de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) et de toutes personnes concernées par une collecte ou un traitement de données à caractère personnel.

Afin de préserver la vie privée et la protection des données à caractère personnel de tous, l’IHU-ICAN  a désigné un DPO qui exerce ses missions en toute indépendance au sein de l’IHU.

Le DPO (M.Decraene) est joignable à l’adresse mail suivante : mesdonnees[at]ican-institute.org

 

2.Comment collectons-nous vos données personnelles ?

 

L’IHU-ICAN peut collecter les données personnelles de plusieurs manières selon les spécificités du  traitement ;

 

  • Collecte de manière directe :
    • Dans le cadre d’une recherche clinique à l’initiative de l’IHU-ICAN;
    • Dans le cadre du recrutement de nouveaux collaborateurs;
    • Dans le cadre de l’organisation d’évènements publics (congrès, séminaire etc.)
    • Dans l’entretien des bases de contact des fournisseurs, clients, partenaires etc.

 

  • De manière indirecte : lors d’une mission de sous-traitance dans le cadre d’une recherche clinique

 

 

3.Quelles informations collectons-nous et pour quelle(s) finalité(s) ?

 

Les tableaux suivants résument toutes les données collectées ainsi que les finalités de leur traitement :

  • Recrutement de nouveaux collaborateurs
Données collectées Finalité du traitement Durée de conservation Licéité du traitement
Données professionnelles

Présente sur CV

Entretiens de détermination des compétences techniques et fonctionnelles, appréciation du savoir-être et motivations.

Transmission des CV et lettre de motivation aux membres du Conseil d’administration et aux fondateurs de l’IHU-ICAN (Sorbonne Université, APHP, INSERM)

2 ans à partir de la date de refus du poste. L’intérêt légitime du responsable de traitement.

Art 6.f, RGPD

Constitution d’une CV thèque pour recontacter les candidats en vue d’un nouveau poste Consentement du candidat

Art 6.a, RGPD

Archivage: traçabilité des processus de sélection des candidats 5 ans à partir de la date de refus du poste. L’intérêt légitime du responsable de traitement.

Art 6.f, RGPD

 

 

  • Gestion de la base contact des fournisseurs, client, partenaires:

 

 

Données collectées Finalités du traitement Durée de conservation Licéité du traitement
 

Données d’identification

Données professionnelle

Données financières

Constitution d’un annuaire

Traitement de données nécessaires aux relations commerciales

 

5 ans après la fin de la relation commerciale

L’intérêt légitime du responsable de traitement.

 

Art 6.f, RGPD

 

 

 

  • L’exécution d’une mission de sous-traitance dans le cadre d’une recherche clinique :

 

Données collectées Finalités du traitement Durée de conservation Licéité du traitement
Données d’identification

 

Données de santé

Recherche clinique 15 ans à partir de la fin de la recherche Mission d’intérêt public

 

 

  • animation de la communauté scientifique ICAN :

 

Données collectées Finalités du traitement Durée de conservation Licéité du traitement
Données d’identification

 

Données professionnelle

Gestion des d’appel d’offre, suivi projet, dossier réglementaire etc.

constitution d’un annuaire

 

 

15 ans à partir de la fin de la recherche Mission d’intérêt public

 

4. Quels sont les sous-traitants de l’IHU ICAN ?

 

Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’IHU-ICAN par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées nécessaires aux finalités du traitement. Dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en conformité avec les instructions qui leur ont été donnés par l’ICAN et les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles.

 

Sous-traitants Finalité Traitements concernés Transfert hors UE
 

 

–          Dropbox business

politique de gestion des données :

https://www.dropbox.com/privacy

service de stockage Cloud

 

 

Recrutement de nouveaux collaborateurs

 

Gestion des fournisseurs

 

Certains serveurs sont localisés aux USA.

–          Xelya

Mentions légales :

https://www.xelya.com/mentions-legales/

 

service de messagerie

 

Recrutement de nouveaux collaborateurs

 

Gestion des fournisseurs

 

 

 

 

 

 

 

NON

–          pôle emploi

politique de confidentialité :

https://www.pole-emploi.fr/informations/protection-des-donnees-personnelles-@/article.jspz?id=914639

 

–          indeed

politique de confidentialité :

https://www.indeed.fr/legal?hl=fr&redirect=true

 

–          iquesta

CGU : https://www.iquesta.com/about/charter

 

Recrutement Recrutement de nouveaux collaborateurs

 

  • Pour l’exécution d’une recherche clinique :

S’ils existent, les sous-traitant sont propres à chaque étude clinique et sont clairement indiqués dans la notice d’information donnée aux patients lors du recueil du consentement éclairé.

 

5.Quels sont vos droits ?

 

Sous certaines conditions (voir point 5.3), vous disposez d’un droit d’accès, rectification, effacement, limitation, et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données en cas de décès, ainsi qu’un droit à la portabilité de vos données.

Ces droits ne sont pas absolus : vous pouvez les exercer dans le cadre légal prévu et dans les limites de ces droits. Dans certains cas nous ne pourrons pas répondre favorablement à votre demande (obligation légale, respect de nos engagements envers vous, …). Si c’est le cas, nous vous communiquerons la ou les raisons de ce refus.

 

 

5.1 Contact

Vous pouvez exercer vos droits :

–       En écrivant à l’adresse email : mesdonnees[at]ican-institute.org

 

5.2 Documents justificatifs

 

En application de l’article 14 du décret n°2007-451 du 25 mars 2007 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, votre demande d’exercice de l’un de vos droits devra être accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature du titulaire. Votre demande devra également préciser l’adresse à laquelle la réponse devra parvenir.

Nous disposerons alors d’un délai d’un (1) mois suivant réception de la demande pour vous répondre.  Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

 

5.3 Droit d’accès, de rectification ou dans des conditions particulières d’effacement

 

Pour tous les traitement effectués par l’IHU-ICAN, vous pouvez accéder aux données personnelles que nous avons collectées directement auprès de vous afin de les rectifier, compléter ou effacer toute information inexacte en nous contactant directement à l’adresse email indiquée ci-dessus.

Vous disposez d’un droit à l’effacement de vos données personnelles, lorsque :

–       Celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;

ou

–       Vous vous êtes opposé à ce traitement et il n’existe aucun motif légitime impérieux justifiant ce traitement ;

ou

–       Les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale, prévue par la législation de l’Union ou des Etats membres.

En tant que candidat ou personne déposant une candidature spontanée, vous pouvez demander l’effacement de vos données.

En tant que patient participant à une étude clinique, vous pouvez retirer votre consentement à tous moment auprès de votre médecin en charge de votre suivi.

 

5.4 Droit à la limitation du traitement

 

Pour un traitement effectué sur les bases légales l’intérêt légitime de l’IHU-ICAN ou de l’intérêt public, vous disposez d’un droit d’obtenir la limitation du traitement lorsque l’une des conditions suivantes s’applique :

–       Vous contestez l’exactitude des données personnelles ;

ou

–       Le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement de vos données personnelles et demandez plutôt la limitation de leur utilisation ;

ou

–       Vous vous êtes opposé au traitement et une vérification doit être effectuée afin de savoir si les motifs légitimes de l’IHU-ICAN l’emportent sur les vôtres.

ou

_ l’IHU-ICAN n’a plus besoin des données a caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droit en justice.

 

5.5 Droit à la portabilité de vos données personnelles

 

Pour un traitement effectué sur les bases légale du consentement et de l’exécution d’un contrat, conformément à l’article 20 du RGPD, lorsque le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés, vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles existant en format électronique, c’est-à-dire de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à l’IHU-ICAN, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Pour exercer votre droit à la portabilité de vos données personnelles, nous vous invitons à nous contacter via l’un des moyens mis à votre disposition au paragraphe 5.1 Contact de la présente politique.

 

5.6 Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez d’une voie de recours auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes)

 

5.7 Directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès

 

Pour un traitement effectué sur la base légale du consentement, Vous disposez du droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès.

Pour exercer ce droit, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse indiquée au 5.1. Ayant pour objet « Directives relatives au sort de mes données personnelles après mon décès ».

  • Nous indiquer la(es) personne(s) pouvant agir auprès de nous dans l’hypothèse de votre décès, ainsi que les instructions que vous souhaitez que nous respections.

Dans l’hypothèse où une personne concernée décède sans avoir laissé de directives relatives au sort de ses données personnelles après son décès, les  ayants-droits de celui-ci peuvent demander l’effacement des données du défunt après finalisation de l’ensemble des démarches nécessaires, en nous contactant par email à l’adresse donnée ci-dessus.

 

6. Comment vos données personnelles sont-elles sécurisées ?

 

L’IHU-ICAN s’assure que vos données sont traitées en toute sécurité et confidentialité, y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous-traitants. A cet effet les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression des données personnelles vous concernant sont mises en place. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données traitées et selon le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre.